आपको यह तय करने का एक स्पष्ट तरीका चाहिए कि वास्तव में कौन सा काम मायने रखता है। अक्सर टीमें कम महत्व वाले कार्यों में समय बर्बाद करती हैं और व्यावसायिक लक्ष्यों से तालमेल खो देती हैं। परियोजना प्राथमिकता से अपव्यय कम होता है और बजट एवं क्षमता को महत्वपूर्ण कार्यों के अनुरूप ढालकर पोर्टफोलियो पर प्रतिफल (ROI) बढ़ता है।

अच्छी प्राथमिकता यह आपको उन परियोजनाओं को रोकने में मदद करता है जो मूल्य को नुकसान पहुंचाती हैं और टीमों को सबसे अधिक प्रभाव डालने वाले उत्पाद कार्यों पर केंद्रित करती हैं। संसाधनों का गतिशील रूप से आवंटन करने वाली कंपनियाँ कहीं अधिक मूल्य प्रदान करती हैं और प्रगति पर चल रहे कार्यों को कम करके लीड टाइम को घटाती हैं।

यह खंड रणनीति को स्पष्ट मानदंडों, भारों और एक दोहराने योग्य मॉडल में बदलने के लिए एक व्यावहारिक ढांचा प्रदान करता है जिसे आप चला सकते हैं। आप लाभों को आधार बनाना, प्रभाव और विश्वास को मापना और मुखर जीत से बचना सीखेंगे।

एक मैत्रीपूर्ण और व्यावहारिक शुरुआत की अपेक्षा करें जो यह दर्शाती है कि निर्णयों, बजट और क्षमता को कैसे जोड़ा जाए ताकि आपकी टीमें सही विकल्प चुन सकें और पूरे संगठन में परिणामों और सफलता में सुधार कर सकें।

रणनीतिक प्राथमिकता निर्धारण इस समय क्यों महत्वपूर्ण है?

जब लक्ष्य तेजी से बदलते हैं, तो आपको अपव्यय को कम करने और यह सुनिश्चित करने के लिए एक सरल तरीके की आवश्यकता होती है कि टीमें उच्च-प्रभाव वाले कार्यों पर समय व्यतीत करें।

वे कंपनियाँ जो संसाधनों का गतिशील रूप से पुनर्वितरण करती हैं अधिक मूल्य प्रदान करें: मैककिन्से का मानना है कि जब आवंटन सक्रिय और उत्तरदायी होता है, तो प्राप्त मूल्य में लगभग 40% की वृद्धि होती है। पीएमआई का अनुमान है कि लगभग 20% की परियोजनाओं को रोक देना चाहिए क्योंकि वे लक्ष्यों के अनुरूप नहीं हैं।

संदर्भ बदलने से आपको वास्तविक नुकसान उठाना पड़ता है। APA का कहना है कि मल्टीटास्किंग से उत्पादकता में लगभग 40% की कमी आ सकती है। काम की प्रगति को आधा करने से लीड टाइम में लगभग 50% की कमी आ सकती है (वोल्फ्राम मुलर)।

"गतिशील आवंटन और अनुशासित स्टॉपिंग नियम मूल्य को तेजी से बढ़ाते हैं और पोर्टफोलियो की बर्बादी को कम करते हैं।"

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यह सिर्फ सिद्धांत नहीं है। कंपनी स्तर पर, समय और संसाधनों का बेहतर उपयोग मापने योग्य विकास और प्रभाव में परिणत होता है। आप वार्षिक रणनीति को साप्ताहिक कार्य से जोड़ने के व्यावहारिक तरीके सीखेंगे ताकि निर्णय लक्ष्यों द्वारा निर्देशित हों, न कि दीवार पर लगे पोस्टरों द्वारा।

• लक्ष्यों में बदलाव होने पर मूल्यों की रक्षा करें।
• गलत दिशा में उठाए गए कदमों को जल्द रोकें।
• टीमों को इस तरह से शामिल करें कि प्राथमिकताएं तय रहें और परिणाम प्राप्त हों।

“रणनीतिक विचलन” कैसा दिखता है और इससे कैसे बचा जा सकता है

जब परियोजनाओं की संख्या बढ़ती है और आपका मूल्य संदेश शोर में गुम हो जाता है, तब आपको भटकाव का पता चल जाएगा। बहुत सारी पहल, अलग-थलग निर्णय और बार-बार यू-टर्न लेना इसके आम लक्षण हैं। इस तरह के मिश्रण से ध्यान भटकता है और लागत बढ़ती है, जबकि लाभ कम होते जाते हैं।

समस्या तब सामने आती है जब परियोजनाएं स्पष्ट व्यावसायिक तालमेल के बिना शुरू होती हैं और टीमें परस्पर विरोधी उद्देश्यों पर काम करती हैं। पोर्टफोलियो में अक्सर ~20% की बर्बादी होती है, क्योंकि असंगत प्रयास बिना लाभ दिए समय और लागत बर्बाद करते हैं (PMI)।

विचलन को ठीक करने का अर्थ है उन मुद्दों पर स्पष्ट रुख अपनाना जो मायने रखते हैं। अपनी टीमों के लिए बिना किसी राजनीतिक विवाद के 'ना' कहना आसान बनाएं। स्पष्ट समन्वय और अनुशासन एक ही निर्णय पर बार-बार विचार करने से रोकते हैं और समय बचाते हैं।

• कार्य प्रगति पर रहने की अवधि को सीमित करें ताकि बदलाव की लागत कम हो और वितरण में अनुशासन में सुधार हो।
• उत्पाद संबंधी विकल्पों को रणनीति से जोड़कर देखें ताकि सभी पहलें एक ही दिशा में आगे बढ़ें।
• प्राथमिकताओं को पुनः सत्यापित करने और अनावश्यक चर्चाओं को कम करने के लिए एक नियमित अंतराल निर्धारित करें।

"कार्य प्रगति पर होने वाले कार्यों को कम करने और स्पष्ट समन्वय लागू करने से बिखरे हुए प्रयासों को मापने योग्य मूल्य में बदला जा सकता है।"

रणनीतिक प्राथमिकताओं को निर्धारित करने वाला एक ऐसा मॉडल परिभाषित करना जो निर्णयों को रणनीति के अनुरूप बनाए।

अस्पष्ट समझौतों को एक स्पष्ट निर्णय प्रक्रिया में बदलें जो प्रत्येक परियोजना को मापने योग्य व्यावसायिक परिणामों से जोड़ती है। मूल्य + बाधाएं + सहमति के व्यावहारिक समीकरण को अपने कार्य नियम के रूप में उपयोग करें। यह आपको कार्य का मूल्यांकन करने और टीमों को केंद्रित रखने का एक संक्षिप्त तरीका प्रदान करता है।

मूल्य + सीमाएँ + समर्थन: वह सरल समीकरण जो सब कुछ बदल देता है

कीमत इसका अर्थ है व्यावसायिक लक्ष्यों से जुड़े मापने योग्य लाभ। ऐसे मानदंड परिभाषित करें जो राजस्व, लागत बचत या उत्पाद की पहुंच को दर्शाते हों, ताकि विकल्प परिणामों पर आधारित हों, न कि राय पर।

प्रतिबंध लागत, क्षमता और समय को शामिल करें। इन सीमाओं को पहले से ही निर्धारित कर लें ताकि डिलीवरी टीमों के लिए प्राथमिकताएं व्यावहारिक हों।

खरीदना यह संरेखण का चरण है। मानदंड और भार निर्धारित करने के लिए हितधारकों को शामिल करें। एक पारदर्शी ढांचा राजनीति को कम करता है और समझौते की प्रक्रिया को गति देता है।

विकल्पों को अनुशासन में बदलना: लक्ष्यों, बजट और क्षमता को आपस में जोड़ना

रणनीति को बजट और क्षमता से जोड़ने के लिए एक सुव्यवस्थित प्रक्रिया का उपयोग करें। एएचपी जैसी विधि से भार को मात्रात्मक रूप से निर्धारित करें ताकि नेतृत्व इस बात पर सहमत हो सके कि क्या महत्वपूर्ण है।

• उस दोहराई जा सकने वाली प्रक्रिया को परिभाषित करें जो रणनीति को दैनिक निर्णयों में परिवर्तित करती है।
• उत्पाद स्तर पर लाभों और संसाधन आवश्यकताओं के अनुरूप पहलों का मानचित्रण करें।
• चुनी गई प्राथमिकताओं के अनुसार धन का आवंटन करें ताकि स्पष्ट लाभ-हानि का हिसाब रखा जा सके।

“एक स्पष्ट समीकरण और दोहराने योग्य प्रक्रिया संरेखण को कार्रवाई में बदल देती है।”

परिणामों पर पहले ध्यान दें: मूल्य को आधार प्रदान करने वाले चार प्रकार के लाभ

परिणामों से शुरुआत करें: सुविधाओं या समय-सीमाओं पर चर्चा करने से पहले, प्रत्येक प्रयास को एक स्पष्ट व्यावसायिक परिणाम से जोड़ें।

उत्पाद स्तर परआपको प्रत्येक पहल को चार प्रकार के लाभों में से एक में वर्गीकृत करना चाहिए। इससे आपकी प्राथमिकता संबंधी बातचीत तथ्यों पर आधारित और परिणामों पर केंद्रित रहेगी।

राजस्व बढ़ाएं और राजस्व की रक्षा करें

राजस्व बढ़ाने में नए बाजार में प्रवेश करना या प्रीमियम श्रेणी शुरू करना जैसे कदम शामिल हैं। ये मुख्य निवेश हैं जिनका उद्देश्य आय और ग्राहक आधार को बढ़ाना है।

राजस्व संरक्षण में नवीनीकरण कार्यक्रम और ग्राहक छोड़ने की दर को कम करने के प्रयास शामिल हैं। ये मौजूदा आय को बनाए रखते हैं और अक्सर इनसे शीघ्र ही प्रतिफल प्राप्त होता है।

लागत कम करें और लागतों की रक्षा करें

लागत कम करने का अर्थ है कार्यप्रवाहों को स्वचालित करना या विक्रेताओं को समेकित करके खर्च में कटौती करना। इससे लाभ मार्जिन में सुधार होता है और विकास के लिए बजट उपलब्ध होता है।

लागत सुरक्षा का ध्यान लागत में होने वाली वृद्धि को रोकने पर केंद्रित है - उदाहरण के लिए, समय के साथ कीमतों में होने वाले बदलाव को रोकने के लिए होस्टिंग या लाइसेंसिंग का मानकीकरण करना।

• आप परिणामों से शुरुआत करेंगे। राजस्व बढ़ाने या उसे सुरक्षित रखने, या लागत घटाने या उसे सुरक्षित रखने के लिए की गई पहलों की योजना बनाकर।
• सरल उदाहरणों का प्रयोग करें प्रत्येक निर्णय का गहन परीक्षण करना और लाभ संबंधी एक स्पष्ट परिकल्पना को सामने लाना।
• लाभों को लक्ष्यों से जोड़ें इसलिए मूल्य का मापन, समय निर्धारण और व्यवसाय रणनीति से जुड़ाव किया जाता है।

इरादे से कार्रवाई तक: राजस्व और लागत को प्रभावित करने वाले कारक

अपने लक्ष्यों को ठोस राजस्व और लागत कारकों में बदलें जिनका आप परीक्षण और माप कर सकें। सबसे पहले उन उत्पाद और बाज़ार संबंधी गतिविधियों की सूची बनाएं जो विकास और मूल्य को सीधे प्रभावित करती हैं।

राजस्व के मुख्य कारक इसमें नए सेगमेंट, चैनल, बंडल और मूल्य निर्धारण में बदलाव शामिल करें। आप अपसेल, क्रॉस-सेल या अपने उत्पाद और ग्राहकों के अनुरूप एक नए टियर के माध्यम से ग्राहकों के खर्च को भी बढ़ा सकते हैं।

लागत कारक परिचालन दक्षता, पैमाने के प्रभाव और प्रक्रिया स्वचालन प्रमुख कारक हैं। ऐसे सुधारों पर ध्यान केंद्रित करें जो ग्राहक अनुभव को प्रभावित किए बिना लागत को कम करें।

• प्रत्येक प्रकार के लाभ को परीक्षण योग्य कारकों में अनुवादित करें और उन्हें सरल मानदंडों के आधार पर क्रमबद्ध करें।
• कुछ ऐसे प्रभावी कारकों का चयन करें जो आपके वर्तमान चरण और उपलब्ध संसाधनों के अनुरूप हों।
• धारणाओं को सत्यापित करने और समय के साथ अपने दृष्टिकोण को परिष्कृत करने के लिए ठोस उदाहरणों को एकत्रित करें।

टिप्पणी: नेटवर्क इफेक्ट्स और इनोवेशन बेट्स को वास्तविक विकल्पों के रूप में देखें। इनका उपयोग वहां करें जहां इनसे स्थायी मूल्य प्राप्त हो, न कि केवल दिखावटी शब्दों के रूप में।

"मापने योग्य कारकों की एक छोटी संख्या पर ध्यान केंद्रित करें और वास्तविक राजस्व और लागत प्रभाव देखने के लिए तेजी से बदलाव करें।"

क्षय का प्रतिकार: अवनमनीय दबाव, उत्तोलन और टिकाऊ लाभ

बाजार में गिरावट धीरे-धीरे लाभ को कम करती जाती है; आपको सोच-समझकर ऐसे दांव लगाने होंगे जो थोड़े समय के लाभ को लंबे समय तक चलने वाली बढ़त में बदल सकें। समय के साथ, बाजार संतृप्त हो जाते हैं और प्रतिस्पर्धी तेजी से किए गए बदलावों की नकल करने लगते हैं। यह गिरावट उस मूल्य को कम कर देती है जिसे आप स्थायी मानते थे।

क्षय बनाम उत्तोलन: आप ऐसे निवेश चुनकर क्षरण को रोक सकते हैं जो चक्रवृद्धि ब्याज के रूप में बढ़ते हैं। लीवरेज से सुरक्षा कवच बनता है—चाहे वह पैमाने के माध्यम से हो या नेटवर्क प्रभावों के माध्यम से—और एकमुश्त जीत को निरंतर विकास में बदल देता है।

हेल्मर की 7 शक्तियों का उपयोग करके लाभ को बनाए रखना

प्रत्येक उत्पाद पहल को हेल्मर की शक्तियों में से किसी एक से जोड़ें: पैमाने की अर्थव्यवस्थाएं, नेटवर्क अर्थव्यवस्थाएं, प्रति-स्थिति निर्धारण, स्विचिंग लागत, ब्रांडिंग, सीमित संसाधन और प्रक्रिया शक्ति।

• आप क्षय को एक प्राकृतिक शक्ति के रूप में देखेंगे और उससे निपटने की योजना बनाएंगे।
• आप ऐसे लीवरेज को प्राथमिकता देंगे जो मूल्य को बढ़ाता है और आपकी कंपनी की स्थिति को मजबूत करता है।
• आप राजस्व में होने वाले बदलावों को नेटवर्क या ब्रांडिंग से और लागत में होने वाले बदलावों को प्रक्रिया या विस्तार से जोड़ेंगे।

उदाहरण: लागत कम करने और दक्षता सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रिया शक्ति में निवेश करें। या मांग बढ़ाने और राजस्व की रक्षा करने के लिए नेटवर्क प्रभाव विकसित करें।

"ऐसे कदम उठाएं जो लंबे समय तक टिके रहें, न कि सिर्फ आंकड़ों में उछाल लाएं।"

लाभ का जीवनचक्र और वह पोर्टफोलियो जिसकी आपको वास्तव में आवश्यकता है

आपका पोर्टफोलियो किसी उत्पाद के जीवनकाल में उसके लाभ बनने और समाप्त होने की प्रक्रिया को प्रतिबिंबित करना चाहिए। यह स्पष्टता आपको सोच-समझकर निवेश करने और वर्तमान सफलता का आकलन करने में मदद करती है।

खोज नए मूल्य और उपयोगकर्ता की उपयुक्तता का परीक्षण करने वाले प्रयोगों के लिए धन उपलब्ध कराएं। एक छोटा, सुनियोजित बजट रखें और स्पष्ट निकास नियम निर्धारित करें ताकि असफल परीक्षण शीघ्र ही बंद हो जाएं।

विकास उन चीजों का समर्थन करें जो शुरुआती सफलता दिखाती हैं। यहां आप प्रभाव बढ़ाने और पहुंच को व्यापक बनाने के लिए समय और संसाधन निवेश करते हैं।

खोज, विकास, निष्कर्षण और अपरदन प्रतिरोध

निष्कर्षण इससे संभावित लाभ प्राप्त होते हैं: मार्जिन में सुधार, कीमतें बढ़ाना या परिचालन लाभ को अधिकतम करना। खनन को योजनाबद्ध कार्य के रूप में मानें, न कि आकस्मिक रखरखाव के रूप में।

कटाव का प्रतिरोध करना इसका अर्थ है उन स्थितियों की रक्षा करना जिन पर प्रतिद्वंद्वी निशाना साधते हैं। समय के साथ जीतों का महत्व कम न हो, इसके लिए नियमित रूप से कार्यक्रम को अपडेट करना और सुरक्षा उपाय अपनाना आवश्यक है।

मजबूत दांवों का संतुलित पोर्टफोलियो तैयार करना

संतुलन का अर्थ है कि आप कुछ चीजों में निपुणता प्राप्त करें। समय और बजट को हर जगह न बाँटें। उन क्षेत्रों को चुनें जहाँ आपकी कंपनी वास्तविक लाभ प्राप्त कर सके और उसे बनाए रख सके।

• जीवनचक्र के विभिन्न चरणों में योजना बनाएं ताकि टीमों को पता चले कि उन्हें किन परिणामों को प्राप्त करना है।
• आशाजनक स्थितियों को अनुशासन और दोहराने योग्य समीक्षा प्रक्रियाओं के साथ सुदृढ़ करें।
• उदाहरणों का उपयोग करके यह तय करें कि मूल्यवर्धन के लिए उत्पाद पर कहाँ निवेश करना है और उसका बचाव कैसे करना है।
• एक सरल ढांचा सभी के लिए दृश्यमान रखें ताकि पोर्टफोलियो संतुलन स्पष्ट और कार्रवाई योग्य बना रहे।

नतीजा: आप चमकीली चीजों के पीछे भागना बंद कर देंगे और उन कुछ क्षेत्रों पर ध्यान केंद्रित करेंगे जहां निरंतर नवाचार और स्थिति स्थायी मूल्य का निर्माण करते हैं।

रणनीतिक प्राथमिकता मॉडल

अपनी रणनीति को एक साझा स्कोरबोर्ड में बदलें जो वास्तविक व्यावसायिक प्रभाव के आधार पर पहलों को रैंक करता है। इससे आपको विभिन्न उत्पादों और टीमों के कार्यों की तुलना करने का एक स्पष्ट तरीका मिलता है।

सबसे पहले मापदंड और भार निर्धारित करें। ट्रेड-ऑफ को स्पष्ट करने के लिए AHP जैसी विधि का उपयोग करें। मूल्य, प्रभाव, समय सीमा, लागत और प्रयास के आधार पर स्कोर निर्धारित करें। वेटेज प्रकाशित करें ताकि सभी को पता चले कि क्या महत्वपूर्ण है।

योजनाओं को लाभों, प्रेरकों और समय सीमाओं से जोड़ें।

प्रत्येक पहल को चार प्रकार के लाभों और एक प्राथमिक प्रेरक तत्व से जोड़ें। समय सीमा निर्धारित करें: खोज, विकास, निष्कर्षण या बचाव। इससे आपके पूरे पोर्टफोलियो में प्राथमिकताओं की तुलना करना आसान हो जाता है।

आत्मविश्वास, समय और अवसर लागत को ध्यान में रखते हुए इसे तैयार करें।

साक्ष्य और जोखिम को दर्शाने के लिए एक विश्वास स्कोर निर्धारित करें। विलंब की लागत और संसाधन क्षमता को ध्यान में रखें ताकि समय और समझौते स्पष्ट रूप से दिखाई दें। कम स्कोर वाले कार्यों को शीघ्र रोकने के लिए चरण-दर-चरण प्रक्रिया का उपयोग करें।

• पारदर्शी स्कोर: हर कोई देखता है कि फैसले किस तरह लागू होते हैं।
• तुलनीय प्राथमिकताएँ: उत्पाद और डोमेन में एक ही ढांचा।
• दोहराने योग्य प्रक्रिया: अनुमोदन प्रक्रिया में तेजी लाने के लिए प्रक्रिया के चरणों का दस्तावेजीकरण करें और उसके पीछे के तर्क को प्रकाशित करें।

“एक साधारण स्कोरिंग शीट बहस को स्पष्ट निर्णयों में बदल देती है।”

आपकी प्राथमिकता निर्धारण टूलबॉक्स: सिद्ध फ्रेमवर्क और उनका उपयोग कब करें

फ्रेमवर्क का एक संक्षिप्त सेट आपको कार्यों की तुलना तेजी से और निष्पक्ष रूप से करने में मदद करता है। समस्या के दायरे, डेटा और टीम के आकार का मिलान करके सही विकल्प चुनें।

सामान्य उपकरण और उनके कार्य

• मॉस्को: अवश्य/चाहिए/सकता है/नहीं करेगा — सरल संचार के लिए तो बढ़िया है, लेकिन इससे लंबित कार्यों का बोझ बढ़ सकता है।
• चावल: (पहुँच × प्रभाव × आत्मविश्वास) / प्रयास — उन डेटा-अनुकूल टीमों के लिए आदर्श जो संख्यात्मक निर्णय स्कोर चाहती हैं।
• प्रभाव-प्रयास: त्वरित जीत, बड़े दांव, रिक्त स्थान भरने वाले दांव और घाटे वाले दांवों के लिए दृश्य ग्रिड।
• कानो: यह ग्राहकों के लिए मूल्य का आकलन करने के लिए बुनियादी बातों, प्रदर्शन और आनंददायक तत्वों को अलग-अलग करता है।
• डीवीएफ: संतुलित उत्पाद ट्रेड-ऑफ के लिए वांछनीयता, व्यवहार्यता, साध्यता (1-10) का मूल्यांकन करें।
• भारित स्कोरिंग: जब नेतृत्व को मूल्य संबंधी स्पष्ट स्तर के समझौते की आवश्यकता हो, तो स्पष्ट मानदंड भार जोड़ें।
• विलंब की लागत: वास्तविक लागत और तात्कालिकता का पता लगाने के लिए प्रति समय इकाई में हुए नुकसान का अनुमान लगाएं।

कौन सा ढांचा चुनें

त्वरित समन्वय के लिए MoSCoW का उपयोग करें, जब आपके पास व्यापक पहुंच और डेटा हो तो RICE का उपयोग करें, और छोटे समूहों या कार्यशालाओं के लिए Impact-Effort का उपयोग करें।

भारित स्कोरिंग बड़े पोर्टफोलियो के लिए उपयुक्त; डीवीएफ क्रॉस-फंक्शनल टीमों को व्यवहार्यता का परीक्षण करने में मदद करता है। जब समय में बदलाव का मूल्य बहुत अधिक हो तो विलंब की लागत जोड़ें।

"अपने उत्पाद के चरण, टीम के डेटा और जटिलता के अनुरूप उपकरण चुनें - न कि सबसे मुखर आदत।"

पक्षपात को कम करने वाली स्कोरिंग विधियों का गहन अध्ययन

एक समान स्कोरिंग प्रक्रिया से अनुमान लगाने की संभावना खत्म हो जाती है और टीमों को सबूतों के आधार पर निर्णय लेने में मदद मिलती है।

RICE: पहुंच, प्रभाव, आत्मविश्वास, प्रयास

चावल पहुँच और प्रभाव को आत्मविश्वास से गुणा करें, फिर प्रयास से भाग दें। एक साझा पैमाने का उपयोग करें ताकि उत्पाद कार्य में स्कोर की तुलना की जा सके।

उदाहरण के तौर पर दिए गए एंकर विचलन से बचने में मदद करते हैं: 3 = अत्यधिक, 2 = उच्च, 1 = मध्यम, 0.5 = निम्न, 0.25 = न्यूनतम। आशावाद पूर्वाग्रह को कम करने के लिए विभिन्न विभागों से प्राप्त जानकारी के आधार पर प्रयासों को समायोजित करें।

• प्रत्येक पैमाने के बिंदु के लिए स्पष्ट परिभाषाएँ निर्धारित करें।
• एक इंजीनियर और एक प्रोजेक्ट मैनेजर को अनुमानित कार्य समय की समीक्षा करनी चाहिए।
• प्रत्येक चक्र में शीर्ष 5 स्कोरों की त्वरित समीक्षा करें।

भारित स्कोरिंग और एएचपी का उपयोग करके नेतृत्व को यह समझाने के लिए एकरूपता स्थापित करना कि "रणनीतिक" का अर्थ क्या है।

स्पष्ट समझौते करने की आवश्यकता होने पर भारित स्कोरिंग का उपयोग करें। एएचपी नेतृत्व संबंधी बहसों को युग्मवार तुलनाओं के माध्यम से संख्यात्मक भार में परिवर्तित करता है।

प्रक्रिया को दोहराने योग्य रखें: मानदंड प्रकाशित करें, संवेदनशीलता जांच करें और तिमाही आधार पर भार अपडेट करें। स्प्रेडशीट बेहतर काम करती हैं, लेकिन लगभग 30 आइटम से अधिक होने पर लंबी शीट से बचने के लिए सूचियों को सीमित रखें।

• ऐसी साझा परिभाषाएँ बनाएँ जिससे "रणनीतिक" सभी टीमों में मापने योग्य स्तर हो।
• सुरक्षा उपायों और उदाहरणों के आधार पर जटिलता को सीमित करें।
• संवेदनशीलता विश्लेषण का उपयोग करके देखें कि वजन में परिवर्तन मूल्य और अंतिम निर्णय को कैसे प्रभावित करते हैं।

दृश्य प्राथमिकता और प्रवाह: सही समय पर सही चीजों पर काम करना

एक सरल कैनवास जो मूल्य और प्रयास को दर्शाता है, आपकी टीमों के लिए आगे क्या करना है यह चुनना आसान बनाता है। एक पारदर्शी बोर्ड का उपयोग करें ताकि निर्णय स्पष्ट रूप से दिखाई देने वाले लाभ-हानि के आधार पर लिए जाएं, न कि ज़ोरदार राय के आधार पर।

त्वरित सफलता, बड़े दांव और घाटे के लिए प्रभाव-प्रयास मैट्रिक्स

इम्पैक्ट-एफर्ट मैट्रिक्स कार्य को चार भागों में विभाजित करता है: त्वरित जीत (उच्च प्रभाव, कम प्रयास), बड़े दांव (उच्च प्रभाव, उच्च प्रयास), रिक्त स्थान भरने वाले (कम प्रभाव, कम प्रयास), और पैसे की बर्बादी (कम प्रभाव, अधिक प्रयास)।

त्वरित जीत स्पष्ट लक्ष्यों के साथ बड़े दांव लगाते समय शुरुआती लाभ प्राप्त करें। नुकसानदायक निवेशों को पहचानें ताकि आप उन्हें तुरंत कम प्राथमिकता दे सकें।

WIP को कम करना, मल्टीटास्किंग को घटाना और थ्रूपुट को बेहतर बनाना

एक साथ कई काम करने से बचने और कार्य सौंपने की जटिलता को कम करने के लिए चल रहे कार्यों को सीमित करें। APA का कहना है कि कार्य बदलने से उत्पादकता में लगभग 40% की कमी आ सकती है।

WIP को 50% तक कम करने से लीड टाइम लगभग आधा हो सकता है, और CCPM प्रथाएं पोर्टफोलियो लागत को 10–50% तक कम कर सकती हैं।

मैट्रिक्स को कार्यक्रम और एक सरल संसाधन योजना में रूपांतरित करें। बोर्ड को अद्यतन रखने के लिए हल्के उपकरणों का उपयोग करें ताकि निर्णय समय और संसाधनों के अनुरूप हों।

• आप प्रयास बनाम प्रभाव के साझा दृष्टिकोण के साथ टीमों को तेजी से एकजुट कर पाएंगे।
• आपको शुरुआत में ही लाभ दिलाने वाले त्वरित समाधान मिलेंगे और आप जिम्मेदारी से बड़े दांव लगा सकेंगे।
• आप सफलता का मापन केवल गतिविधि के आधार पर नहीं, बल्कि निर्धारित समय सीमा और प्रदान किए गए मूल्य के आधार पर करेंगे।

"अपने विकल्पों को स्पष्ट रखें और जो शुरू करते हैं उसे सीमित करें। प्रवाह लक्ष्य की ओर ही बढ़ता है।"

हितधारकों का समन्वय: राजनीति की जगह निर्णय विज्ञान का प्रयोग करें

वित्त, पीएमओ और डिलीवरी के लिए एक ही कार्यप्रणाली होने से अस्पष्टता दूर होती है और काम में तेजी आती है।

आप राय की लड़ाइयों से हटकर ऐसे पारदर्शी समझौतों की ओर बढ़ेंगे जिन्हें हर कोई समझ सके। स्पष्ट मापदंड और प्रकाशित स्कोर का उपयोग करें ताकि अनुमोदन मूल्य और लक्ष्यों को प्रतिबिंबित करे, न कि सबसे मुखर आवाज को।

सबसे मुखर आवाज से लेकर पारदर्शी समझौतों तक

एएचपी मूल्य को मापने में मदद करता है और इस साल जो मायने रखता है, उस पर नेतृत्व को एकजुट करें। जब टीमें देख सकती हैं कि स्कोर कैसे प्राप्त किए जाते हैं, तो बहस डेटा और अनुमानों पर केंद्रित होती है।

प्राथमिकताओं और उनके पीछे के तर्क को प्रकाशित करें ताकि टीमें परिणाम पर भरोसा कर सकें। इससे कंपनी भर में अनावश्यक काम, निर्णय में बदलाव और छिपे हुए खर्चों में कमी आती है।

पीएमओ, नेतृत्व, सीएफओ और डिलीवरी विभाग एक ही कार्यप्रणाली के अनुसार काम करते हैं।

• एक ही प्रक्रिया, स्पष्ट भूमिकाएँ: पीएमओ, नेतृत्व, सीएफओ और डिलीवरी विभाग एक ही प्रक्रिया का पालन करते हैं।
• परियोजना-स्तर के लाभ और हानि विवरण: सीएफओ को जोखिम की स्पष्टता और वास्तविक लाभों से जुड़े चरण-दर-चरण निर्णय मिलते हैं।
• ग्राहक और उत्पाद संबंधी प्रतिक्रिया: निरंतर लूप मानदंडों को अपडेट करते हैं और मान को दृश्यमान बनाए रखते हैं।

"शुरुआत में ही लेन-देन को स्पष्ट कर दें और इससे अनुमोदन प्रक्रिया से राजनीति दूर हो जाएगी।"

पारदर्शिता और गति बढ़ाने के लिए डेटा, उपकरण और एआई का उपयोग किया जाएगा।

मांग, क्षमता और जोखिम को एक साथ लाएं ताकि आपका पोर्टफोलियो वास्तव में आपकी क्षमता को प्रतिबिंबित कर सके। संकेतों को कार्रवाई में बदलने के लिए उपकरणों के एक संक्षिप्त सेट और एक स्पष्ट प्रक्रिया का उपयोग करें। इससे बातचीत तेज होती है और निर्णय तथ्यों पर आधारित होते हैं।

परिदृश्य नियोजन, क्षमता मॉडलिंग और जोखिम दृश्यता

परिदृश्यों को दृश्यमान बनाएं। एक सरल मॉडल बनाएं जो परियोजनाओं को संसाधनों, बजट और समय से जोड़ता हो। संभावित परिवर्तनों के परिदृश्यों का विश्लेषण करें ताकि आप देख सकें कि परिवर्तन मूल्य और वितरण को कैसे प्रभावित करते हैं।

• रीयल-टाइम उपकरण: ऐसे डैशबोर्ड चुनें जो मांग, क्षमता संबंधी बाधाओं और चरण-द्वार की स्थिति को एक नजर में दिखा सकें।
• एआई पूर्वानुमान: समस्याओं के उत्पन्न होने से पहले ही जोखिमों को उजागर करने और अनुमानों में विश्वास बढ़ाने के लिए मशीन लर्निंग का उपयोग करें।
• परियोजना-स्तर के लाभ और हानि विवरण: वित्तीय चेकपॉइंट और स्टेज गेट को इस तरह से शामिल करें कि प्रत्येक उत्पाद व्यावसायिक लक्ष्यों को पूरा करता रहे।
• साझा दृष्टिकोण: संगठनों को प्राथमिकता संबंधी बातचीत में तेजी लाने और डिलीवरी के लिए समय बचाने के लिए एक सिंगल डैशबोर्ड प्रदान करें।

डेटा को हमेशा अपडेट रखें और उत्पाद मेट्रिक्स को व्यावसायिक प्रमुख प्रदर्शन संकेतकों (केपीआई) से जोड़ें। जब आपका पोर्टफोलियो एक जीवंत प्रणाली होता है, तो आप तेजी से पुनर्वितरण कर सकते हैं और मूल्य की रक्षा कर सकते हैं।

महत्वपूर्ण मापदंड: समय के साथ प्रभाव का मापन

प्रभाव के आकार और समय को मापें ताकि आप संसाधनों को सबसे अधिक मूल्य वाले कार्यों में लगा सकें। अच्छे मापदंड यह दिखाते हैं कि परिणाम सप्ताहों और तिमाहियों में कैसे दिखते हैं, न कि केवल परियोजना के अंत में।

परिमाण, समय और विश्वास

परिमाण और मूल्य के अपेक्षित समय के लिए सरल मानदंड निर्धारित करें। छोटे समय अंतराल का उपयोग करें: 0-3 महीने, 3-12 महीने, 12+ महीने।

ट्रैक आत्मविश्वास स्पष्ट पैमाने वाली मान्यताओं में। कम आत्मविश्वास प्रयोगों को इंगित करता है; उच्च आत्मविश्वास विस्तार के अवसरों का संकेत देता है।

समीक्षा की गति और अग्रणी संकेतक

त्वरित परीक्षणों के लिए मासिक चेक-इन और बड़े दांवों के लिए त्रैमासिक समीक्षा का नियम बनाएं। शुरुआती रुकावटों को पहचानने के लिए अग्रणी संकेतकों का उपयोग करें।

• आप मेट्रिक्स को परिभाषित करेंगे प्रभाव और समय के लिए जो यह दर्शाते हैं कि मूल्य कैसे प्रकट होता है।
• आप आत्मविश्वास को ट्रैक करेंगे और दिशा-सुधार के लिए अग्रणी संकेतक।
• आप समीक्षाओं को लागू करेंगे इसलिए आपकी कंपनी अपने संसाधनों को सफल क्षेत्रों की ओर केंद्रित करती है।
• आप उत्पाद परिणामों को आपस में जोड़ेंगे। पारदर्शी सफलता के लिए कंपनी के लक्ष्यों के अनुरूप।

बिना ध्यान भटकाए त्वरित लाभ और बड़े दांवों के बीच संतुलन बनाए रखना।

त्वरित जीत से गति मिलती है; बड़े दांव से दीर्घकालिक लाभ प्राप्त होता है। आपको स्पष्ट नियमों की आवश्यकता है ताकि दोनों प्रकार के कार्य आपके रोडमैप का समर्थन करें, न कि उसे बाधित करें।

त्वरित जीत सीखने की प्रक्रिया को गति दें और तुरंत स्पष्ट लाभ प्रदान करें। ये कम मेहनत वाले और कम समय के प्रयास होने चाहिए जो आत्मविश्वास बढ़ाएं और बड़े कदमों के लिए समर्थन जुटाएं।

बड़े निवेशों के लिए चरणबद्ध वित्तपोषण, स्पष्ट लक्ष्य और निश्चित जाँच बिंदु आवश्यक होते हैं। इन्हें अलग-अलग चरणों में बाँटें ताकि प्रत्येक चरण का प्रभाव स्पष्ट हो और जोखिम कम हो।

विभिन्न टीमों के बीच एक साथ चल रहे कार्यों को सीमित करके ध्यान केंद्रित रखें। सक्रिय परियोजनाओं की संख्या सीमित करने से उत्पाद समूह कार्यों के बीच भटकना बंद कर देते हैं और जो महत्वपूर्ण है उसे पूरा करते हैं।

• विकल्पों के नियम: जब प्रयास कम हो और प्रभाव का परीक्षण किया जा सके, तो त्वरित सफलताओं को चुनें; जब साक्ष्य बड़े मूल्य की ओर इशारा करते हों, तो बड़े दांव लगाएं।
• चरण निधि: प्रयासों और समय को लक्ष्यों के अनुरूप व्यवस्थित करें ताकि प्रत्येक चरण में और अधिक निवेश करने से पहले उसका महत्व सिद्ध हो सके।
• WIP को सीमित करें: एक साथ कई कार्यों को करने पर रोक लगाएं ताकि टीमें अपना ध्यान केंद्रित रख सकें और संदर्भ बदलने की समस्या कम हो।
• रणनीति से संबंध: त्वरित लाभों को व्यापक लक्ष्यों से जोड़ें ताकि शुरुआती लाभ बढ़ते रहें, न कि आपका रोडमैप खंडित हो जाए।
• निर्णय जाँच बिंदु: मापे गए प्रभाव और विश्वास के आधार पर बड़े दांवों को जारी रखने, दिशा बदलने या रोकने के लिए गो/नो-गो समीक्षा निर्धारित करें।

वास्तविक दुनिया के संकेत: टूटी हुई प्राथमिकता प्रणाली का निदान

लंबित कार्यों की अव्यवस्थित सूची और लगातार यू-टर्न इस बात के सबसे स्पष्ट संकेत हैं कि विकल्पों में सुधार की आवश्यकता है।

आपको आसानी से पहचानी जाने वाली समस्याएं नजर आएंगी: बहुत सारे प्रोजेक्ट, अलग-अलग विभागों में बंटे हुए कामों का ढेर, और ऐसे निजी काम जो कभी खत्म नहीं होते। ये सब मिलकर एक छिपे हुए पोर्टफोलियो को छुपाते हैं, जहां काम दोहराव वाला होता है और संसाधनों की बर्बादी होती है।

बहुत सारी परियोजनाएं, अलग-अलग विभागों में लंबित कार्य और निष्फल पहलें

अंतहीन परियोजनाएं शोरगुल पैदा करती हैं। टीमें अपना समय बांट लेती हैं और ध्यान भटकने लगता है, जिससे लागत बढ़ती है और सफलता दर कम हो जाती है।

छिपे हुए लंबित कार्य और अलग-थलग पड़े काम वास्तविक जटिलता को छुपाते हैं। APA का कहना है कि कार्यों में बदलाव से उत्पादकता में लगभग 40% की कमी आ सकती है - जो ग्राहकों और टीमों के लिए एक वास्तविक लागत है।

ज़ोंबी पहल कम लाभ देने वाले संसाधनों का उपयोग करते रहना चाहिए। पीएमआई का अनुमान है कि गलत परियोजनाओं से लगभग 201 टीपी3 ट्रिलियन डॉलर की बर्बादी होती है, इसलिए इन्हें पहचानना और रोकना तेजी से धन की बचत करता है।

अच्छे परिणाम का मतलब है: समन्वित रणनीति, कम निर्माणाधीन परियोजनाएं, और तेजी से मिलने वाले लाभ।

बेहतर प्रणालियाँ निर्माणाधीन कार्यों को कम करती हैं, अनुमोदन प्रक्रिया को सख्त बनाती हैं और प्राथमिकताओं को स्पष्ट करती हैं। इससे आपको एक साथ कई कार्यों को करने की आवश्यकता कम होगी और लाभ जल्दी प्राप्त होंगे।

• आपको अनगिनत परियोजनाओं और लगातार यू-टर्न का निदान करना होगा।
• आपको ऐसी बेकार पहलें नज़र आएंगी जो संसाधनों का उपभोग करती हैं और उनसे मिलने वाले लाभ से कहीं अधिक लागत आती हैं।
• आप प्रक्रिया संबंधी जाँच बिंदुओं को फिर से डिज़ाइन करेंगे ताकि कम महत्व वाली चीजों को पहले ही समाप्त किया जा सके और प्राथमिकताओं को इस तरह से पुनर्व्यवस्थित किया जा सके कि टीमें उन कुछ प्रयासों पर ध्यान केंद्रित कर सकें जो सबसे अधिक मायने रखते हैं।

"कार्य प्रगति पर काम (डब्ल्यूआईपी) को कम करें और निर्णयों को पारदर्शी बनाएं ताकि कार्यप्रवाह और लाभ तेजी से दिखाई दें।"

अगले 90 दिनों में अपने मॉडल को कैसे लागू करें

अगले तीन महीनों में आप कुछ सुनियोजित कदमों के साथ बहस से निर्णय की ओर बढ़ सकते हैं। छोटे स्तर से शुरुआत करें, परिणाम साबित करें और स्पष्ट शासन व्यवस्था के साथ विस्तार करें ताकि आपकी टीमें जान सकें कि उन्हें अपना प्रयास और समय कहाँ लगाना है।

चार्टर तैयार करें, मानदंडों पर सहमति बनाएं, पायलट प्रोजेक्ट चलाएं और उसमें सुधार करते रहें।

सप्ताह 0-2: एक प्रोजेक्ट प्राथमिकता निर्धारण चार्टर लिखें जो लक्ष्यों, भूमिकाओं, कार्य-प्रक्रिया की गति और निर्णय स्तरों को परिभाषित करता हो। चार्टर को प्रकाशित करें ताकि उत्पाद और वित्त विभागों में एकरूपता स्पष्ट रूप से दिखाई दे।

सप्ताह 3-4: मानदंड और भार निर्धारित करने के लिए AHP का उपयोग करें। प्रतिक्रिया के लिए प्रकाशित मॉडल साझा करें और एक स्पष्ट उदाहरण के साथ इसे कैलिब्रेट करें।

• ऐसे 3-5 पायलट प्रोजेक्ट चुनें जिनके लिए डेटा उपलब्ध हो और उनका एक छोटा पायलट प्रोजेक्ट चलाएं।
• लागत और मूल्य पर नज़र रखने के लिए स्टेज गेट्स और सरल प्रोजेक्ट-स्तरीय लाभ और हानि विवरण शामिल करें।
• टीमों को संसाधन संबंधी दृष्टिकोण के लिए विज़ुअलाइज़ेशन टूल और एआई परिदृश्य नियोजन से लैस करें।

महीना 2-3: परिणामों को एकत्रित करें, मासिक आधार पर भार को परिष्कृत करें और ढांचे का विस्तार करें। लोगों को प्रशिक्षित करें, हल्का शासन लागू करें और जब साक्ष्य दोहराने योग्य मूल्य प्रदर्शित करें तो पायलट स्तर से उद्यम स्तर तक विस्तार करें।

बख्शीश: यदि आपको एक संक्षिप्त कार्यान्वयन टेम्पलेट की आवश्यकता है, तो इस तरह की 30-60-90 योजना का नमूना देखें। 30-60-90 दिन की योजना का उदाहरण कार्यों, समय और उनके मालिकों को शीघ्रता से मैप करने के लिए।

निष्कर्ष

अपनी अगली चालों को पूर्वानुमानित बनाएं: लक्ष्यों, क्षमता और बजट को इस तरह से संरेखित करें कि आपकी टीमें महत्वपूर्ण कार्यों को पूरा कर सकें।

तुम देख लिया है रणनीति को रोजमर्रा के काम से सरल, अनुशासित दृष्टिकोण से कैसे जोड़ा जाए जिससे संसाधनों को बढ़ाए बिना मूल्य दोगुना हो जाए।

अब आप पारदर्शिता के साथ प्राथमिकताओं को निर्धारित कर सकते हैं, तेजी से परिणाम दे सकते हैं और लाभों को दृश्यमान रख सकते हैं ताकि विश्वास बढ़े और निर्णय लेने की प्रक्रिया तेज हो।

छोटे स्तर से शुरुआत करें: मूल योजना बनाएं, एक पायलट प्रोजेक्ट चलाएं और उसमें सुधार करते रहें। प्रभाव का आकलन करें, महत्व को परिष्कृत करें और अनुशासन बनाए रखें ताकि कंपनी साल दर साल अपनी गति बनाए रख सके।